NIM PRZEŚLESZ INFORMACJĘ O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH, KONIECZNIE ZAPOZNAJ SIĘ Z PONIŻSZYMI INFORMACJAMI:
1. Wdrożony w Nadleśnictwie system zgłaszania nieprawidłowości, umożliwia wszystkim uprawnionym osobom przekazanie informacji o ewentualnych naruszeniach prawa, procedur
i standardów etycznych, w sposób bezpieczny i poufny, a także zapewnia ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym.
2. Aby zgłosić nieprawidłowości i otrzymać status sygnalisty należy spełnić następujące warunki:
1) być uprawnionym do przesłania takiego zgłoszenia, tzn. być:
• obecnym lub byłym pracownikiem Nadleśnictwa (niezależnie od formy umowy),
• kandydatem do pracy, stażystą lub wolontariuszem,
• przedsiębiorcą, członkiem organu osoby prawnej lub osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
2) Naruszenie musi dotyczyć zakresu spraw wymienionych w art. 2 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz art. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
3) Być przekonanym i mieć uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz że informacja taka stanowi informację o nieprawidłowościach.
3. Zgłaszający nie będzie podlegał również ochronie jeżeli zgłasza:
1) informacje nieprawdziwe;
2) informacje w złej wierze;
3) informacje o naruszeniu prawa, które zostały już zgłoszone na postawie przepisów odrębnych (w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa);
4) naruszenia godzące wyłącznie w prawa zgłaszającego;
5) naruszenia następują wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego;
6) naruszenia dot. ochrony informacji niejawnych;
7) naruszenia dot. tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu;
8) naruszenie z innych dziedzin prawa niewymienionych w § 3 ust. 2;
9) informacje anonimowe.
4. Nadleśnictwo zapewnia prawidłowe przestrzeganie praw sygnalistów tylko w przypadku zgłoszeń nieprawidłowości za pomocą kanału/kanałów, które zostały formalnie przyjęte i zatwierdzone.
5. Zgłoszenie można przesłać za pomocą:
1) Dedykowanego systemu informatycznego eSignaller Link do formularza zgłoszenia: Formularz zgłoszenia dla sygnalisty. Kontakt oraz uzupełnienie informacji jest możliwe za pomocą dedykowanego oprogramowania. Zgłaszający, by mieć kontakt za pomocą dedykowanego systemu zobowiązany jest do zachowania unikalnych kluczy dostępu, które mu są przekazane podczas dokonywania zgłoszenia.
2) Listownie na adres Nadleśnictwo Cybinka ,ul. Dąbrowskiego 43, 69-108 Cybinka. Adresowany list musi być zaklejony i zaadresowany na „Operator zgłoszeń” / „Sygnalista”. W celu uzyskania informacji zwrotnej, zgłaszający musi wskazać dane kontaktowe.
3) Drogą mailową na adres skrzynki : cybinka.zgloszenia@zielonagora.lasy.gov.pl
W celu otrzymania informacji zwrotnej, zgłaszający musi wskazać dane kontaktowe. W przypadku nie podania innych danych kontaktowych niż adres mailowy z którego zostało przesłane zgłoszenie, cały kontakt będzie odbywał się przy pomocy tego adresu.  
4) Zgłoszenia  telefonicznego. Numer telefonu przypisany jest do Operatora zgłoszeń. Operator ma prawo nagrywać treść rozmów. W przypadku nagrywania treści rozmów osoba zgłaszająca  musi zostać o tym poinformowana przed rozpoczęciem zgłoszenia.
Zgłaszający musi wskazać dane kontaktowe. W przypadku braku wskazania danych kontaktowych zgłoszenie nie zostanie zarejestrowane a informacje nie zostaną przekazane.
6. Zgłaszający otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania. Informacje o podjętych działaniach i jego wynikach, Nadleśnictwo przekazuje do Sygnalisty bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia, zgodnie z przyjętym kanałem komunikacji.
7. W przypadku ustalenia w wyniku analizy wstępnej lub w toku postępowania wyjaśniającego, że zgłaszający świadomie zatajał prawdę, działał w złej wierze, składał fałszywe zeznania – zgłaszający może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej, odszkodowawczej lub karnej. Odpowiedzialność porządkowa dotyczy tylko pracowników, a konsekwencje przewidziane są w Kodeksie pracy (łącznie z ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych i w konsekwencji z rozwiązaniem umowy o pracę bez jej wypowiedzenia). Odpowiedzialność odszkodowawcza dotycząca zgłoszeń, w których w następstwie doszło do wystąpienia szkody finansowej Nadleśnictwa lub osobowej, regulowana jest przepisami powszechnie obowiązującymi. Odpowiedzialność karna dotyczy przypadków wskazanych w przepisach powszechnie obowiązujących i w ustawie implementującej Dyrektywę.
8. Dane osobowe:
1) Administratorem Pani/a danych osobowych jest Nadleśnictwo Cybinka w Cybince,
Adres siedziby: ul. Dąbrowskiego 43, 69-108 Cybinka
adres e-mail: cybinka@zielonagora.lasy.gov.pl , tel. 68 391 13 07 .
2) We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO, może Pan/Pani kontaktować się z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora Inspektorem Ochrony Danych na adres e-mail: iod@comp-net.pl.
3) Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z weryfikacją, rozpatrzeniem zgłaszanych przypadków naruszeń prawa oraz podjęciem stosownych działań, na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO (realizując zadania ustawowe),
- art. 6 ust. 1 lit. f w związku z ewentualnym dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami oraz
- art 9 ust. 1 lit a RODO - jeśli przekaże Pan/Pani, za wyraźną zgodę na przetwarzanie danych szczególnych kategorii, a także
- art. 10 RODO (w przypadku przekazania informacji dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa).
4) Pani/a dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5) Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie:
a) Uprawnionym podmiotom na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych w oparciu o stosowne umowy (np. obsługa informatyczna).
6) Na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/u:
b) prawo dostępu do treści swoich danych,
c) prawo do ich sprostowania, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
d) prawo do ich usunięcia i/lub ograniczenia przetwarzania – przy czym prawo to przysługuje jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania,
e) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania.
7) Ponadto przysługuje Pani/u prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/a, że przetwarzanie Pani/a danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
8) Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia.
9) Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
10) Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany tak, by efektem tego przetwarzania było podejmowanie zautomatyzowanych decyzji, w tym w formie profilowania.